Η μηχανογράφηση μίας επιχείρησης είναι μία υπόθεση που πολλοί υποτιμούν. Μέχρι να σταματήσει να δουλεύει. Κατά την άποψη μας, δεν θα πρέπει να είστε φειδωλοί όσον αφορά τον προϋπολογισμό του υλικού / λογισμικού της μηχανογράφησης σας. Όταν κάνετε μία επένδυση που δεν θα τη χρησιμοποιήσετε μία φορά, αλλά κάθε μέρα και ώρα λειτουργίας της επιχείρησης σας, καλό θα ήταν να βάλετε στόχους.

1. Ο ένας ο στόχος που εμείς ακολουθούμε, είναι τι είδους υλικό και λογισμικό θα χρησιμοποιήσουμε προκειμένου να έχουμε όσον το δυνατόν λιγότερα προβλήματα στην ίδια την επιχείρηση μας. Πολύ απλά, αν ασχολούμαστε τακτικά με τυχόν προβλήματα της δικής μας μηχανογράφησης, θα έχουμε διαθέσιμο πολύ λιγότερο χρόνο προκειμένου να εξυπηρετήσουμε το πελατολόγιο μας. Για αυτό, σε αυτόν τον τομέα δεν έχουμε κάνει ούτε και πρόκειται να κάνουμε εκπτώσεις. 
2. Ο άλλος στόχος που παίρνουμε υπ' όψιν, είναι να κοιτάμε στο μέλλον. Δεν αγοράζουμε μηχανήματα, ούτε προτείνουμε μηχανήματα στους πελάτες μας, με τη λογική του  "εντάξει, να γίνει η δουλειά μας". Σήμερα θα γίνει, αύριο όμως, όπως αναπτύσσεται η τεχνολογία και ο όγκος δεδομένων της κάθε επιχείρησης, θα είμαστε πάλι σε θέση να αγοράσουμε μηχανήματα ξανά έτσι ώστε να εξυπηρετηθούν οι ανάγκες μας τότε.

Υλικό

Πάντα θα προτιμούμε και θα προτείνουμε "επώνυμα" προϊόντα. Γιατί; Διότι, κατά την άποψη μας, παρέχουν καλύτερη ποιότητα κατασκευής από τα "ανώνυμα". Ακόμα και ένα καλώδιο σκληρού δίσκου να μη κάνει επαφή, μπορεί να γίνει αρκετός πονοκέφαλος στην καθημερινότητα της λειτουργίας της επιχείρησης μας. Επίσης, πάντα θα προτιμούμε και θα προτείνουμε υλικό το οποίο και δίνεται από τον κατασκευαστή με τύπο εγγύησης On-Site. Εγγύηση στο χώρο της επιχείρησης σας δηλαδη. Όχι να αποσταλλεί το προϊόν στην εταιρεία και να περιμένουμε κάποιες εβδομάδες προκειμένου να μας επιστραφεί. Κατ' εμάς, δεν υπάρχει αυτή η πολυτέλεια για μία επιχείρηση.

Λογισμικό

Πριν αγοράσουμε κάποιες άδειες λογισμικού καλό θα ήταν να το εξετάσουμε εξονυχιστικά, προκειμένου να βεβαιωθούμε ότι είναι το πλέον κατάλληλο για τις δικές μας ανάγκες. Επίσης θα πρέπει να κοιτάξουμε το κόστος, το χρόνο ανταπόκρισης και το είδος της υποστήριξης μετά την πώληση από την εταιρεία ανάπτυξης του. Δαπανείστε χρόνο σε αυτό το ζήτημα. Θα γλυτώσετε περιττά έξοδα στο μέλλον!

Καλό επίσης θα ήταν να σκεφτούμε ποιες θα είναι οι ανάγκες της επιχείρησης μας μελλοντικά και να θέσουμε τις υποδομές από τώρα. Μη λειτουργείτε με βάση το σήμερα, επενδύστε στο αύριο. Θα γλυτώσετε και χρήματα και χρόνο!

Όλα τα παραπάνω, θεωρούμε ότι απαιτούν έναν πολύ προσεκτικό σχεδιασμό. Ένας κακός σχεδιασμός είναι ικανός να μας βγάλει από τα χρονοδιαγράμματα, όπως επίσης και να προκαλέσει υπέρβαση στο κόστος του προϋπολογισμού. 

Οι δυσλειτουργίες ενός Η/Υ εξ' αιτίας κάποιου κακόβουλου λογισμικού, είναι συχνό φαινόμενο. Η αποκατάσταση της εύρυθμης λειτουργίας του μπορεί να σας κοστίσει και χρονικά και χρηματικά. Παρακάτω σας παρουσιάζουμε κάποιες εφαρμογές, οι οποίες και θα σας επιτρέψουν να επαναφέρετε την λειτουργία του Η/Υ σας χωρίς χρέωση και σε σύντομο χρονικό διάστημα. 

Για τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να αποφύγετε την προσβολή από κακόβουλο λογισμικό μπορείτε να δείτε τη σελίδα μας, με τίτλο "Αποφύγετε Κακόβουλο Λογισμικό".

* Σημείωση: Τα βήματα που παρουσιάζονται σε αυτό το άρθρο σε πολλές περιπτώσεις θα σας βοηθήσουν. Δεν φέρουμε καμία ευθύνη για οποιαδήποτε βλάβη προκληθεί στον υπολογιστή σας. 

** Σημείωση: Προσοχή στα βήματα που κάνετε. Εάν δεν είστε σίγουροι για το πως να προχωρήστε, καλό θα ήταν να προβείτε σε μία αποθήκευση αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας πριν προχωρήσετε παρακάτω!

ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ Η/Υ ΑΠΟ ΙΟΥΣ (ΚΑΚΟΒΟΥΛΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ):

Μπορείτε να μεταβείτε στη σελίδα μας με τίτλο "Χρήσιμο Λογισμικό" όπου θα μπορέσετε να "κατεβάσετε" (μεταφορτώσετε), ελεύθερο λογισμικό, το οποίο και θα σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από διάφορα "παράσιτα". 

Για αυτήν την περίπτωση, έχουμε αναρτήσει δύο εφαρμογές τις οποίες και κρίνουμε ως αρκετά αξιόπιστες. Υπάρχουν και άλλες οι οποίες διανέμονται δωρεάν ή κατόπιν πληρωμής:

• Το Microsoft Security Essentials - το οποίο και διανέμεται δωρεάν από την Microsoft.
• Το Malwarebytes Antimalware - το οποίο και διανέμεται δωρεάν από την Malwarebytes.

ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΕΤΕ:

1. Το Microsoft Security Essentials απαιτεί να έχετε γνήσιο αντίγραφο των Microsoft Windows.
2. Αποφύγετε να εγκαταστήσετε δύο ή περισσότερες εφαρμογές Antivirus στον υπολογιστή σας. Μόνο προβλήματα θα προκαλέσετε. Μπορείτε όμως να εγκαταστήσετε και τις δύο εφαρμογές που σας παρουσιάζουμε χωρίς επιπτώσεις.
3. Το Malwarebytes κατά την εγκατάσταση, έχει ενεργοποιημένη την επιλογή της δοκιμαστικής λειτουργίας της αναβαθμισμένης του έκδοσης για κάποιο χρονικό διάστημα. Η αναβαθμισμένη έκδοση του προγράμματος σας δίνει τη δυνατότητα της προστασίας σε πραγματικό χρόνο, αλλά ισχύει για ορισμένο χρονικό διάστημα δωρεάν. Μετά θα σας ζητηθεί να αγοράσετε την εφαρμογή. Επιλέγοντας να μην έχετε την προστασία σε πραγματικό χρόνο, θα έχετε πρόσβαση σε αναβαθμίσεις συνεχώς. Αλλά θα πρέπει μόνοι σας να κάνετε σάρωση. Στην αναβαθμισμένη έκδοση η σάρωση γίνεται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας του υπολογιστή σας αυτόματα (σε πραγματικό χρόνο). Οπότε η επιλογή είναι καθαρά δική σας.
4. Διατηρείτε τις βάσεις δεδομένων και των δύο εφαρμογών συνεχώς ενημερωμένες πριν προβείτε σε μία σάρωση. Μόνον έτσι έχετε περισσότερες πιθανότητες να ανακαλύψετε κάποιο πρόβλημα κακόβουλου λογισμικού, του οποίου η ανίχνευση είναι αδύνατη με παλιότερες ενημερώσεις.
5. Φροντίστε να κάνετε σάρωση αρκετά συχνά, ακόμη και αν δεν υποψιάζεστε ότι υπάρχει κάποια δυσλειτουργία στον Η/Υ σας.

ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ:

1. Αφού εγκαταστήσετε κάποια εφαρμογή από τις παραπάνω, προχωρήστε πρώτα σε μία αναβάθμιση και μετά σε μία πλήρη σάρωση των δεδομένων σας. Και οι δύο εφαρμογές θα σας κατευθύνουν αναλόγως.
2. Μετά τη σάρωση είναι πιθανόν να σας ζητηθεί η επανεκκίνηση του Η/Υ σας. Προχωρήστε σε αυτό το βήμα.
3. Αν και μετά από τον καθαρισμό εξακολουθείτε να έχετε προβλήματα ή εάν δεν είναι εφικτή η σάρωση για οποιοδήποτε λόγο, θα πρέπει να απευθυνθείτε σε κάποιον τεχνικό.

Όσο εξελισσόμαστε τεχνολογικά, πάντα θα υπάρχουν και αυτοί που θα προσπαθούν να εκμεταλλευτούν καλοπροαίρετα ή κακοπροαίρετα πρώτοι τα συν και τα πλην αυτών που μας προσφέρονται απλόχερα. Είναι πολλές οι φορές που οι κακόβουλες ενέργειες βασίζονται είτε σε παραλείψεις εκ μέρους του κατασκευαστή, είτε σε άγνοια του τελικού χρήστη. Οι περισσότεροι από εμάς πέφτουμε θύματα τέτοιων ενεργειών.

Στον τομέα της πληροφορικής, όλοι έχουμε ακούσει για τους λεγόμενους "ιούς" υπολογιστών. Τι είναι ακριβώς οι ιοί; Πώς διαχωρίζονται; Ποιές είναι οι ενέργειες που πρέπει να κάνουμε προκειμένου να προστατευτούμε; Μπορούμε να προστατευτούμε αποτελεσματικά; Σε αυτό το άρθρο θα επιχειρήσουμε να δώσουμε μία βαθύτερη γνώση στο τι είναι ακριβώς ο ιός, σε ποιες κατηγορίες ταξινομούνται οι διάφοροι ιοί και κάποιους γενικούς τρόπους αντιμετώπισης τους.

Συχνά, ένα λάθος που κάνουν οι άνθρωποι είναι ότι αναφερόμενοι σε ενα worm (σκουλήκι) ή ένα Trojan Horse (Δούρειος Ίππος), τα αποκαλούν ως ιούς. Δεν είναι ακριβώς το ίδιο πράγμα. Όλα ανήκουν στην κατήγορία του κακόβουλου λογισμικού αλλά υπάρχουν διαφορές μεταξύ τους, τις οποίες εφόσον γνωρίζετε, μπορείτε να προστατευτείτε ευκολότερα. Μπορείτε επίσης να δείτε και την αντίστοιχη σελίδα για το πως μπορείτε να αποφύγετε κακόβουλο λογισμικό.

• Viruses (Ιοί)

Ένας ιός είναι ένα πρόγραμμα το οποίο και επισυνάπτεται σε ήδη υπάρχοντα αρχεία που τυχόν βρει διαθέσιμα. Όπως και στον ανθρώπινο οργανισμό, οι ιοί κατατάσσονται σε κατηγορίες ανάλογα και με την επικινδυνότητα τους. Άλλοι προκαλούν απλά ενοχλητικά συμπτώματα κατά τη χρήση του υπολογιστή σας ενώ άλλοι είναι σε θέση να ζημιώσουν τον υπολογιστή σας γενικότερα και να καταστήσουν το λειτουργικό σας σύστημα άχρηστο. Σχεδόν όλοι οι ιοί προσβάλλουν εκτελέσιμα αρχεία, το οποίο και σημαίνει ότι ένας ιός, ενώ παραμένει στον υπολογιστή σας , δεν είναι σε θέση να τον προσβάλλει παρά μόνο εάν και "ανοίξετε" το προσβεβλημένο εκτελέσιμο αρχείο. Χωρίς την ανθρώπινη παρέμβαση (δηλαδή, αν δεν ανοίξετε μολυσμένα αρχεία), ο ιός δεν μπορεί να διαδωθεί. Μπορεί να μεταδωθεί σε άλλους αν μοιράζεστε αρχεία τα οποία είναι μολυσμένα χωρίς να το γνωρίζετε ή ως επισυναπτόμενα αρχεία σε ένα e-mail. 

• Trojan Horses (Δούρειοι Ίπποι)

Ο Δούρειος Ίππος (Trojan Horse) είναι πολύ πιο ύπουλος. Θα εμφανιστεί ως ένα χρήσιμο λογισμικό για τον υπολογιστή σας και αφού το εγκαταστήσετε, μετά θα δείξει τις πραγματικές του προθέσεις. Τα αποτελέσματα της εγκατάστασης ενός trojan horse ποικίλλουν. Ορισμένοι Δούρειοι Ίπποι απλά έχουν ενοχλητικά συμπτώματα (περισσότερα εικονίδια στην επιφάνεια εργασίας σας λόγου χάρη) ενώ άλλοι είναι σε θέση να καταστρέψουν πληροφορίες που έχετε αποθηκευμένες στον υπολογιστή σας. Οι Δούρειοι Ίπποι είναι επίσης υπεύθυνοι για τη δημιουργία των λεγόμενων backdoor στον υπολογιστή σας, δίνοντας έτσι σε άλλους κακόβουλους χρήστες τον έλεγχο του συστήματος σας με όλους τους πιθανούς κινδύνους που ελλοχεύουν.

• Worms (Σκουλήκια)

Τα σκουλήκια (worms) είναι σαν τους ιούς με τη διαφορά ότι έχουν τη δυνατότητα να μεταδίδονται χωρίς την ανθρώπινη παρέμβαση. Εκμεταλλεύονται τις φορητές συσκευές σας και άλλα μέσα μεταφοράς δεδομένων προκειμένου να μεταδωθούν αβοήθητα. Η μεγαλύτερη απειλή με τα σκουλήκια, είναι ότι μπορούν κατά κάποιο τρόπο να "αναπαραχθούν". Δηλαδή αν έχετε μολυνθεί με ένα σκουλήκι, αυτό μπορεί να αναπαραχθεί σε πολλά και μετά να επιχειρήσει να μεταδωθεί μαζικά μέσω του βιβλίου διευθύνσεων του προγράμματος που λαμβάνετε τα e-mail σας για παράδειγμα. Συχνά τα συμπτώματα περιλαμβάνουν τη μειωμένη απόδοση του υπολογιστή σας, την αργή ταχύτητα της περιήγησης σας στο Internet κλπ. Πολλές φορές δημιουργούν και ένα "τούνελ" επικοινωνίας δεδομένων χωρίς εσείς να το γνωρίζετε όπου επιτρέπουν σε άλλους χρήστες να πραγματοποιήσουν κακόβουλες ενέργειες από τον ή στον υπολογιστή σας..

Υπάρχουν βέβαια και ενοποιημένες απειλές όπου χρησιμοποιούνται πολλαπλές λειτουργίες από trojans, worms και viruses σε ένα πακέτο προκειμένου να μεγιστοποιηθούν οι πιθανότητες μίας πιθανής εισβολής και να προκληθεί όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ζημιά.

• Spyware

Με τον όρο spyware, ονομάζουμε μία ευρεία γκάμα από προγράμματα των οποίων την ύπαρξη στο σύστημα μας δεν θα επιθυμούσαμε και που εκμεταλλεύονται τον μολυσμένο υπολογιστή με απώτερο στόχο το εμπορικό κέρδος. Μπορούν στα ξαφνικά να μας εμφανίσουν διαφημιστικά παράθυρα κατά τη διάρκεια της χρήσης του υπολογιστή μας, να μας υποκλέπτουν προσωπικά στοιχεία (όπως π.χ. τι είδους αναζητήσεις κάνουμε στην αγαπημένη μας μηχανή αναζήτησης, έτσι ώστε να βοηθηθεί κάποια εμπορικού περιεχομένου έρευνα), να μας υποκλέψουν τραπεζικά στοιχεία (αριθμούς λογαριασμών / πιστωτικών καρτών κτλ) ή να μας πηγαίνουν σε διαφημιστικού περιεχομένου σελίδες που δεν επιθυμούμε.

Τι είναι ο Exchange Server

Προς βελτίωση της παραγωγικότητας μίας επιχείρησης ή ακόμα και ιδιωτών, η Microsoft ανέπτυξε την εφαρμογή Exchange Server. Ένας Exchange Server θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι μία πλατφόρμα επάνω στην οποία συσσωρεύονται τα e-mail, τα ημερολόγια, οι εργασίες και οι επαφές μίας επιχείρησης μέσα σε ένα "γραμματοκιβώτιο".. Και όχι μόνο.

Όλα τα παραπάνω ίσως να τα έχετε δει στο Microsoft Outlook, στον υπολογιστή σας. Επομένως, ποια είναι η διαφορά του Exchange Server με το Outlook; Ποιό θα ήταν το πλεονέκτημα της απόκτησης αυτού του λογισμικού;

Για τον Microsoft Exchange Server:
Θεωρήστε τον Exchange Server ως μία Server έκδοση του Outlook. Το Outlook κυριολεκτικά είναι μία client εφαρμογή η οποία και χρησιμοποιείται από τους χρήστες έτσι ώστε να α) παραλάβουν/αποστείλουν τα e-mail τους, β) να κρατάνε ένα βιβλίο διευθύνσεων για τις διάφορες επαφές που τυχόν έχουν και γ) περιλαμβάνει δυνατότητα ημερολογίου και εργασιών κυρίως.

Στον Exchange Server της επιχείρησης σας, αποθηκεύονται όλα τα παραπάνω και εσείς τα διαχειρίζεστε μέσω ενός προγράμματος-πελάτη (π.χ. το Outlook σε Microsoft Windows, το Microsoft Entourage (Mac) και το Mozilla Thunderbird (Windows & Mac).

Μόνο που ο Microsoft Exchange δεν αποθηκεύει μόνο το δικό σας γραμματοκιβώτιο (email-επαφές-ημερολόγιο-εργασίες). Μπορεί να αποθηκεύει προς προσπέλαση όλα τα γραμματοκιβώτια των χρηστών της επιχείρησης σας.. Το οποίο και σας δίνει περαιτέρω ευελιξία ως προς τα παρακάτω..

Πλεονεκτήματα χρήσης Microsoft Exchange Server:

Για το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο (Email):

Ο Exchange server το κάνει πολύ πιο εύκολο να το διαχειριστείτε.

• Λίστες Διευθύνσεων: Όλοι οι λογαριασμοί email της επιχείρησης σας, αυτομάτως προστίθενται στην «Καθολική Λίστα Διευθύνσεων», η οποία και είναι άμεσα διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες όταν πρόκειται να αποστείλουν ένα email.
• Groups: Groups χρηστών (π.χ. Λογιστήριο, Πωλήσεις κτλ.) μπορούν να δημιουργηθούν μέσα στον Exchange Server και μετά να εμφανιστούν στην «Καθολική Λίστα Διευθύνσεων» έτσι ώστε να είστε σε θέση να στείλετε μαζικά τα mail σας προς ένα τμήμα της επιχείρησης σας (π.χ. Πωλήσεις).

Δημόσιοι Φάκελοι

Οι Δημόσιοι Φάκελοι είναι φάκελοι οι οποίοι και είναι διαθέσιμοι προς όλους τους χρήστες (μπορούν να παραμετροποιηθούν περιορισμοί). Οι Δημόσιοι Φάκελοι μπορούν περιέχουν οτιδήποτε υπάρχει μέσα σε ένα γραμματοκιβώτιο (επαφές, email, συναντήσεις ημερολογίου και εργασίες).

Ολοκλήρωση του Outlook

Όλα τα περιεχόμενα του γραμματοκιβωτίου σας είναι δυνατόν να αναγνωστούν ή να τροποποιηθούν εφόσον το επιθυμείτε από άλλους χρήστες της επιχείρησης σας.

Outlook Web Access

Είστε μακριά από την επιχείρηση σας και θέλετε να παρακολουθήσετε ή και να τροποποιήσετε διάφορα συμβάντα του γραμματοκιβωτίου σας ή κάποιων άλλων της επιχείρησης σας? Το outlook web access είναι το ίδιο το outlook προσαρμοσμένο σε στυλ ιστοσελίδας το οποίο και μπορείτε να δείτε από όπου και αν βρίσκεστε με μία απλή σύνδεση στο Internet.

Exchange ActiveSync/Outlook Mobile Access

Μπορείτε επίσης να δείτε/τροποποιήσετε τα περιεχόμενα του γραμματοκιβωτίου σας μέσω της κινητής σας συσκευής (smartphone/tablet). Ουσιαστικά ενώ είστε μακριά, έχετε άμεση επικοινωνία με τους συνεργάτες σας στην επιχείρηση σας.

Με όποιο τρόπο και αν χρησιμοποιείτε το Outlook, εάν το δουλέψετε σε συνδυασμό με τον Exchange Server, θα αντιληφθείτε τις πραγματικές του δυνατότητες χωρίς περιορισμούς!